Formation PowerPoint : Présenter efficacement ses indicateurs

Un test de positionnement : il permet d'évaluer vos compétences en début de formation

Préparer la restitution des résultats

• Identifier les destinataires et les décisions attendues
• Sélectionner les indicateurs réellement utiles
• Comparer les résultats aux objectifs, aux périodes précédentes ou aux valeurs de référence
• Repérer les tendances, écarts, alertes et points de vigilance
• Formuler les messages clés associés aux indicateurs
• Distinguer les données à présenter de celles à conserver en annexe

Construire le scénario de la présentation

• Organiser la présentation autour d’une synthèse, des résultats détaillés et des actions à engager
• Organiser les diapositives à partir du mode Plan
• Déplacer le texte dans le plan pour hiérarchiser les messages
• Insérer et gérer des sections par activité, période ou famille d’indicateurs
• Utiliser les différents modes d’affichage pour contrôler la structure de la présentation
• Gérer les en-têtes et pieds de page pour identifier les périodes, sources et niveaux de confidentialité

Intégrer des indicateurs provenant d’Excel ou d’autres sources

• Insérer des tableaux, graphiques et objets issus d’Excel ou de Word
• Différencier un objet lié d’un objet incorporé selon les besoins d’actualisation
• Réaliser un collage spécial pour maîtriser le format et la mise à jour des données
• Utiliser le volet Presse-papiers pour réutiliser plusieurs éléments
• Effectuer une capture d’écran pour intégrer une information provenant d’un autre outil
• Insérer des liens hypertextes vers les données sources ou les analyses détaillées

Choisir la bonne représentation des résultats

• Choisir une représentation adaptée à la nature de l’indicateur
• Présenter une valeur, une évolution, une comparaison ou une répartition
• Construire une diapositive de synthèse regroupant les indicateurs essentiels
• Mettre en évidence les objectifs atteints, les écarts et les seuils d’alerte
• Gérer les options de style des tableaux : ligne d’en-tête, ligne des totaux et lignes à bandes

Construire une mise en page claire et lisible

• Mettre en forme les textes pour hiérarchiser les informations
• Aligner les zones de texte
• Modifier l’orientation du texte
• Insérer des caractères spéciaux et des symboles utiles aux indicateurs
• Utiliser avec mesure les styles WordArt
• Convertir des formes et leur appliquer des effets
• Retoucher une image insérée
• Organiser les objets graphiques depuis le volet Sélection
• Grouper et dissocier les éléments d’une représentation
• Aligner les objets pour construire une composition homogène

Commenter et fiabiliser les résultats

• Rédiger un commentaire synthétique à partir des résultats observés
• Associer aux indicateurs une explication, une alerte ou une action
• Utiliser les corrections automatiques
• Maîtriser les fonctions Rechercher et Remplacer
• Utiliser les outils de traduction pour adapter une présentation à différents interlocuteurs

Créer une trame adaptée au suivi des indicateurs

• Identifier les différents types de masques et comprendre leur utilité
• Comprendre la structure d’un masque de diapositives
• Modifier les masques de diapositives
• Créer ses propres masques de diapositives
• Préparer des dispositions pour la synthèse, les KPI, les tendances, les alertes et les plans d’action
• Harmoniser automatiquement les titres, textes, couleurs et éléments graphiques

Créer des modèles de reporting réutilisables

• Personnaliser les modèles et les thèmes
• Créer et enregistrer un thème personnalisé au format .thmx
• Créer et enregistrer un modèle personnalisé aux formats .potx ou .potm
• Adapter les modèles à l’identité visuelle de l’organisation
• Faciliter l’actualisation périodique des présentations

Sécuriser les fichiers et gagner du temps

• Connaître l’ensemble des onglets et des rubans associés
• Personnaliser l’affichage en fonction des tâches réalisées
• Personnaliser les onglets et le ruban
• Reconnaître les différents formats de fichiers PowerPoint, notamment .potx et .potm
• Récupérer une ancienne version d’une présentation

Guider la lecture des indicateurs

• Construire une introduction présentant les objectifs et la période analysée
• Faire apparaître progressivement les données utiles
• Mettre en évidence les résultats nécessitant une attention particulière
• Terminer par une synthèse, des recommandations ou des décisions attendues

Animer la présentation des résultats

• Reconnaître et appliquer les différents types d’effets
• Utiliser le volet Animation
• Gérer les principales options d’effet
• Gérer les principales options de déclenchement
• Utiliser les signets
• Utiliser l’outil Aperçu
• Définir le minutage
• Définir des animations dans le masque de diapositives
• Utiliser les animations avec mesure pour accompagner l’analyse des résultats

Adapter la diffusion au contexte professionnel

• Maîtriser les modes Diaporama, Présentateur et Lecture
• Préparer les commentaires et repères utiles à la présentation orale
• Créer une présentation à exécution automatique
• Gérer les options d’impression selon les besoins des destinataires
• Préparer une version destinée à une réunion, à un envoi ou à une consultation autonome

Intégrer un commentaire vidéo

• Insérer un fichier vidéo
• Utiliser les différentes options associées à une vidéo
• Créer sa propre vidéo à partir de la présentation

Passage d'un test en ligne : il permet d'évaluer vos compétences en fin de formation
Niveau visé par la formation : Niveau avancé