Quelle formation Excel choisir pour suivre ses projets ?

Vous suivez des projets avec Excel et souhaitez améliorer vos fichiers de travail. Peut-être devez-vous consolider plusieurs tableaux, préparer un reporting pour votre responsable ou suivre les dépenses d'un projet.

Les formations Excel ne répondent pas toutes aux mêmes besoins. Pour choisir la bonne, il faut partir de ce que vous devez produire, des difficultés rencontrées et des fonctionnalités que vous maîtrisez déjà.

Excel est souvent utilisé pour suivre des projets : listes d'actions, échéances, charges, budgets, indicateurs d'avancement ou comptes rendus de situation.

Au départ, quelques colonnes suffisent. Puis le projet évolue. Les tâches se multiplient, plusieurs personnes interviennent et les informations doivent être mises à jour régulièrement.

Un tableau qui convenait parfaitement pour organiser son travail peut alors devenir difficile à exploiter.

La question n'est donc pas seulement de savoir comment mieux utiliser Excel. Il faut déterminer ce que vous attendez de votre fichier et choisir une formation qui vous permettra de le produire et de le maintenir.

Identifier ce que vous devez suivre dans vos projets

Derrière l'expression « suivi de projet avec Excel », on trouve des besoins assez différents.

Un assistant projet peut chercher à actualiser une liste d'actions et à identifier les échéances dépassées. Un chef de projet doit parfois consolider l'avancement de plusieurs équipes. Un responsable de service souhaite connaître les projets en difficulté, tandis qu'un contrôleur de gestion examine les dépenses engagées et les prévisions.

Tous utilisent Excel, mais ils n'ont pas les mêmes attentes.

Cette distinction permet d'éviter une erreur fréquente : choisir une formation très avancée alors que la difficulté vient principalement de la structure du fichier.

À l'inverse, revoir uniquement les bases d'Excel ne suffira pas si vous devez construire un tableau de bord à partir de plusieurs sources de données.

Vous souhaitez mieux organiser et actualiser vos tableaux de suivi

Vous gérez une liste d'actions avec des responsables, des dates de début, des échéances et des statuts.

Votre difficulté est peut-être de retrouver rapidement les tâches en retard, de filtrer les actions d'une personne ou de mettre à jour les informations sans modifier accidentellement les calculs.

Dans ce cas, une formation Excel généraliste peut être plus pertinente qu'une formation spécialisée en tableaux de bord.

Les compétences à consolider concernent notamment :

• La création de tableaux structurés pour faciliter l'ajout de nouvelles lignes.
• Les tris et les filtres pour retrouver les actions pertinentes.
• La validation des données pour harmoniser les statuts.
• Les fonctions de dates et les calculs conditionnels.
• La mise en forme conditionnelle pour signaler les échéances dépassées.

Prenons un exemple.
Vous suivez 80 actions réparties entre cinq responsables. Chaque semaine, vous devez identifier les actions en retard et celles dont l'échéance approche.

Vous pouvez prévoir une colonne calculée indiquant « En retard » lorsque la date d'échéance est dépassée et que l'action n'est pas terminée.

Le contrôle devient reproductible : il suffit d'actualiser les données pour obtenir une situation cohérente.

Quelle formation choisir ?

Si vous êtes déjà à l'aise avec la saisie et les calculs simples, une formation Excel : Spécialisez-vous dans les tableaux croisés dynamiques peut vous aider à structurer vos tableaux et à travailler plus efficacement.

Si les formules, les recherches ou les conditions constituent votre principale difficulté, privilégiez une formation ciblée sur ces fonctionnalités : formation Excel – Formules avancées & Tableaux croisés dynamiques

L'objectif est d'abord d'obtenir un fichier fiable, simple à actualiser et compréhensible par ses utilisateurs.

Vous devez produire un tableau de bord pour suivre l'avancement des projets

Votre fichier contient désormais suffisamment d'informations, mais vous avez du mal à en tirer une synthèse.

Lors d'une réunion, votre responsable vous demande :

• Quels projets sont en retard ?
• Quels livrables sont terminés ?
• Quelles actions nécessitent une décision ?
• Comment évolue la situation depuis le dernier point ?

Vous disposez des données, mais il faut encore les rassembler et les présenter.

C'est précisément la différence entre un tableau de suivi et un tableau de bord.

Le tableau de suivi permet de consulter les informations détaillées. Le tableau de bord doit faciliter la lecture d'une situation et l'identification des points nécessitant une action.

Exemple : préparer une revue mensuelle de projets

Imaginons que vous suiviez huit projets.

Pour chacun, vous disposez d'un responsable, d'une date de fin prévue, d'un état d'avancement et d'une liste de livrables.

Votre responsable souhaite une synthèse mensuelle.

Un tableau de bord peut présenter les informations suivantes :

Attention toutefois à la définition des indicateurs.

Un projet dont 80 % des tâches sont terminées n'est pas nécessairement réalisé à 80 %. Les tâches peuvent avoir des durées, des charges et des importances très différentes.

De même, un livrable terminé n'est pas toujours un livrable validé.

Avant de calculer un indicateur dans Excel, il faut donc préciser ce qu'il mesure et quelles données entrent dans son calcul.

Quelle formation choisir ?

Une formation spécialisée dans les tableaux de bord projet est adaptée lorsque vous maîtrisez déjà les fondamentaux d'Excel et souhaitez apprendre à transformer vos données en indicateurs et en restitutions visuelles.

Notre formation Excel pour la gestion de projets : Tableaux de bord et KPI permet notamment de travailler sur les tableaux croisés dynamiques, les indicateurs, la conception de tableaux de bord et les graphiques.

Elle est destinée aux professionnels qui doivent analyser les données de leurs projets et communiquer les résultats.

Vous devez construire ou suivre le budget d'un projet

Le suivi financier répond à une autre problématique.

Votre tableau ne doit plus seulement montrer ce qui a été réalisé. Il doit aussi permettre de rapprocher les dépenses des prévisions et d'identifier les écarts.

Prenons un projet dont le budget initial est de 100 000 €.

À une date donnée, vous disposez des informations suivantes :

Le calcul du coût final prévisionnel est simple : 58 000 € + 47 000 € = 105 000 €.

Mais sa fiabilité dépend de la qualité des informations utilisées.

• Les dépenses réalisées sont-elles complètes ?
• Les commandes engagées mais non encore facturées sont-elles prises en compte ?
• Les charges restantes ont-elles été réestimées ?

Ces questions doivent être résolues avant de considérer le résultat comme fiable.

Excel peut ensuite faciliter les calculs, la consolidation et la présentation des écarts.

Quelle formation choisir ?

Si votre responsabilité consiste à préparer des budgets, actualiser des dépenses ou analyser les écarts, une formation consacrée au pilotage budgétaire est plus adaptée qu'une formation généraliste sur les tableaux de bord.

La formation Excel pour la gestion de projets : Budgets et Coûts aborde la construction budgétaire, les calculs, le suivi des coûts réels, les écarts et le reporting financier.

Cette formation concerne notamment les chefs de projet, les contrôleurs de gestion et les professionnels intervenant dans le suivi financier des projets.

Vous devez consolider les informations de plusieurs projets

Une autre difficulté apparaît lorsque les données proviennent de plusieurs fichiers.

Chaque responsable utilise son propre tableau de suivi. Les colonnes ne portent pas toujours les mêmes noms, les statuts diffèrent et certaines informations manquent.

Vous devez pourtant produire une synthèse unique.

Avant de chercher à automatiser cette consolidation, examinez la structure des fichiers.

Par exemple, si un responsable utilise le statut « Terminé », un autre « Clos » et un troisième « Fait », Excel ne peut pas regrouper correctement ces valeurs sans règle commune ou traitement préalable.

Il faut également s'assurer que les projets et les actions disposent d'identifiants permettant de les distinguer.

Une fois ces règles établies, plusieurs fonctionnalités peuvent être utiles :

• Les fonctions de recherche pour rapprocher des informations.
• Les tableaux croisés dynamiques pour regrouper les données.
• Power Query pour importer, transformer et consolider des sources récurrentes.

Quelle formation choisir ?

Votre choix dépend de l'étape qui vous pose problème.

• Si vous devez surtout analyser et restituer des données déjà structurées, une formation sur les tableaux croisés dynamiques ou les tableaux de bord peut convenir.

  

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• Si vous passez l'essentiel de votre temps à importer, nettoyer et réunir des fichiers, une formation Excel Power Query sera plus directement utile.

  

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Il est préférable de résoudre d'abord les problèmes de préparation des données plutôt que de construire un tableau de bord reposant sur des informations incohérentes.

Excel suffit-il pour planifier et piloter un projet ?

Excel peut servir à établir une liste de tâches, calculer des échéances ou représenter un planning sous la forme d'un diagramme de Gantt.

Pour un projet simple, ces possibilités peuvent répondre au besoin.

Mais certaines exigences dépassent la seule maîtrise du tableur.

Lorsque vous devez gérer les dépendances entre tâches, recalculer un planning après un retard, suivre précisément la disponibilité des ressources ou coordonner de nombreux intervenants, un outil spécialisé de planification peut être préférable.

Il faut donc distinguer deux objectifs :

• Apprendre à utiliser Excel pour suivre un projet consiste à structurer les informations, calculer des indicateurs et produire des reportings.

• Apprendre à planifier et piloter un projet demande également de maîtriser des méthodes de gestion de projet : découpage des activités, estimation, dépendances, risques, charges et suivi des écarts.

Une formation Excel ne remplace pas une formation méthodologique en gestion de projet.

Si votre difficulté principale concerne l'organisation du projet lui-même, plutôt que l'utilisation du fichier, examinez également les formations en gestion de projets.

Comment choisir selon votre niveau actuel sur Excel ?

Le besoin professionnel est essentiel, mais il ne suffit pas à sélectionner un programme.

Prenons deux personnes qui souhaitent construire un tableau de bord projet.

La première utilise Excel quotidiennement, sait organiser ses données, écrire des formules conditionnelles et créer des tableaux croisés dynamiques. Elle peut envisager directement une formation spécialisée.

La seconde connaît surtout la saisie, la mise en forme et les sommes simples. Elle risque de rencontrer des difficultés si la formation suppose une maîtrise préalable des fonctions avancées.

Dans son cas, un parcours progressif sera plus efficace.

Avant de vous inscrire, vérifiez votre capacité à réaliser quelques opérations courantes : organiser un tableau, appliquer des filtres, recopier une formule, calculer un pourcentage et mettre à jour des données.

Si ces manipulations restent difficiles, commencez par consolider les bases.

Si elles sont acquises, choisissez la formation en fonction de ce que vous souhaitez produire.

Vous trouverez les différents niveaux et spécialisations dans le catalogue des formations Excel asbéo.

Quelle formation choisir ? Trois situations concrètes

Situation 1 : vous êtes assistant projet et actualisez les suivis chaque semaine

Votre travail consiste à enregistrer les informations transmises par les équipes, suivre les actions et préparer une liste des échéances.

Vous avez surtout besoin de fiabiliser les saisies et de faciliter les mises à jour.

Orientation : formation Excel sur les fonctions ou module ciblé sur les tableaux, les fonctions et les filtres.

Situation 2 : vous êtes chef de projet et préparez des comités de suivi

Vous disposez déjà de fichiers contenant les données d'avancement.

Votre difficulté est de produire une synthèse claire, d'identifier les écarts et de présenter les informations importantes.

Orientation : formation Excel pour la gestion de projets : Tableaux de bord et KPI.

Situation 3 : vous suivez les dépenses et les prévisions de plusieurs projets

Vous devez rapprocher le budget initial, les coûts réalisés et les dépenses restantes estimées.

Votre responsable attend une prévision actualisée du coût final et une explication des écarts.

Orientation : formation Excel pour la gestion de projets : Budgets et Coûts.

Ces trois situations concernent le suivi de projet, mais elles mobilisent des compétences Excel différentes.

Avant de choisir votre formation, posez-vous trois questions

1. Quel document dois-je être capable de produire ?

Un tableau d'actions, une synthèse d'avancement et un reporting budgétaire ne demandent pas les mêmes fonctionnalités.

2. Qu'est-ce qui me fait perdre du temps aujourd'hui ?

La difficulté vient-elle de la saisie, des formules, de la consolidation des données ou de leur présentation ?

3. Quelles fonctionnalités Excel est-ce que je maîtrise déjà ?

Une formation spécialisée sera plus profitable si vous possédez les prérequis nécessaires pour travailler directement sur les cas proposés.

Ces réponses vous permettront de comparer les programmes en vous concentrant sur les compétences réellement utiles à votre activité.

Choisir une formation qui répond à votre travail quotidien

Il n'existe pas une formation Excel unique pour tous les besoins de suivi de projet.

• Si vous cherchez à mieux tenir vos fichiers à jour, consolidez vos compétences sur les tableaux et les fonctions.

• Si vous devez expliquer l'avancement des projets, orientez-vous vers les indicateurs et les tableaux de bord.

• Si votre mission concerne les dépenses et les prévisions, privilégiez le suivi budgétaire.

Le bon choix n'est pas nécessairement la formation la plus avancée. C'est celle qui vous permettra de réaliser plus efficacement le travail que vous devez accomplir.

Chez asbéo, nous vous aidons à identifier le programme correspondant à votre niveau et à vos objectifs professionnels.

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