Fiche métier : Assistant(e) achats

Cette fiche métier vise à offrir une vue d’ensemble complète sur le rôle, les missions, les compétences et les perspectives d’évolution du ou de la assistant(e) achats, un poste clé du service achats contribuant à la performance économique et logistique de l’entreprise.

1. Présentation du métier

1.1. Qu’est-ce qu’un(e) assistant(e) achats ?

L'assistant(e) achats est un(e) professionnel(le) du soutien administratif et opérationnel du service achats.
Il (elle) travaille en étroite collaboration avec les acheteurs et les fournisseurs afin de garantir le bon déroulement des approvisionnements, le suivi des commandes et la conformité des livraisons.

Sa mission : assurer la fluidité du processus d’achat, depuis la demande interne jusqu’à la réception du produit ou service, en passant par la négociation, la validation et la gestion administrative.

C’est un poste central dans la chaîne d’approvisionnement, combinant rigueur, sens du service et réactivité.
L’assistant(e) achats agit souvent en interface entre les services internes (production, logistique, comptabilité) et les partenaires externes.

1.2. Descriptif du poste

L'assistant(e) achats participe activement à la gestion quotidienne du service achats.
Il (elle) recueille les besoins, prépare les consultations fournisseurs, établit les bons de commande et suit les livraisons.
En cas d’écart ou de retard, il (elle) alerte les acheteurs et propose des solutions.

Outre la partie logistique et administrative, il (elle) contribue à la mise à jour des bases de données fournisseurs, à la veille sur les prix et la qualité et au reporting achats (tableaux de suivi, indicateurs, budgets).

Dans certaines entreprises, il (elle) peut aussi participer à la rédaction des appels d’offres ou au contrôle des factures.
C’est un poste idéal pour découvrir les métiers des achats avant d’évoluer vers des fonctions de négociation ou de management.

1.3. Les principales missions du poste

Les principales missions de l'assistant(e) achats sont les suivantes :

• Gestion administrative des achats
  Il (elle) élabore les bons de commande, vérifie les devis, suit les confirmations, réceptionne les accusés de livraison et gère les écarts entre commandes et factures.

• Suivi des fournisseurs et relances
  Il (elle) entretient un contact régulier avec les fournisseurs pour s’assurer du respect des délais, des quantités et des conditions négociées.
  Il (elle) met à jour la base fournisseurs et suit les indicateurs de performance.

• Appui aux acheteurs dans les consultations et comparatifs
  Il (elle) participe à la collecte d’offres, à la préparation des tableaux comparatifs (prix, délais, conditions) et à la pré-sélection des prestataires.

• Mise à jour des outils et reporting achats
  Grâce à Excel ou Power BI, il (elle) suit les budgets, les consommations, les livraisons et les taux de service.
  Ces reportings alimentent les tableaux de bord du service achats.

• Coordination interservices et gestion documentaire
  Il (elle) fait le lien avec la comptabilité, la logistique et le contrôle de gestion pour garantir la cohérence des informations et la traçabilité des opérations.

1.4. Type d’entreprise recrutant ce métier

Le poste d’assistant(e) achats est présent dans tous les secteurs économiques :

• PME industrielles et commerciales : coordination des commandes et suivi des fournisseurs au quotidien.
  
  
• Grands groupes : travail au sein d’équipes achats structurées, souvent par catégorie (matières premières, prestations, IT…).
  
  
• Sociétés de services : gestion des achats indirects (fournitures, prestations, sous-traitance).
  
  
• Secteur public et parapublic : participation à la passation de marchés et suivi des contrats administratifs.
  
  
• Distribution et e-commerce : suivi des approvisionnements et des flux logistiques.

2. Compétences et formation

2.1. Compétences nécessaires

2.1.1. Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques et ERP
  Excel avancé, logiciels de gestion des achats (SAP, Oracle, Sage, Cegid) et outils collaboratifs sont incontournables.

• Connaissance des processus d’achat et d’approvisionnement
  Compréhension du cycle complet : demande d’achat, commande, réception, contrôle et facturation.

• Suivi et analyse des dépenses
  Il (elle) sait construire des tableaux de suivi budgétaires et interpréter les indicateurs de performance fournisseurs.

• Notions de logistique et de gestion de stocks
  Particulièrement utiles dans les entreprises industrielles ou de distribution.

• Capacité à gérer les appels d’offres et la documentation contractuelle
  Il (elle) prépare les dossiers d’appel d’offres et veille à la conformité des pièces administratives.

2.1.2. Qualités personnelles

• Rigueur et sens de l’organisation
  Les volumes de commandes et les délais imposent une gestion précise et structurée.

• Esprit d’équipe et sens du service
  Le poste s’inscrit dans une logique de coopération avec les acheteurs, les fournisseurs et les services internes.

• Réactivité et autonomie
  Il (elle) sait gérer les urgences et s’adapter aux imprévus logistiques.

• Aisance relationnelle et diplomatie
  Les échanges avec les fournisseurs exigent tact et professionnalisme.

• Curiosité et sens de l’amélioration continue
  L'assistant(e) achats contribue à optimiser les procédures et outils du service.

2.2. Formation initiale et continue

2.2.1. Formation initiale

• BTS Gestion des PME (GPME)
  Offre une première approche des processus administratifs et des relations fournisseurs.
  
  
• BTS Commerce International (CI)
  Utile dans un contexte d’achats à l’import/export.
  
  
• BTS Comptabilité et Gestion (CG)
  Apporte une bonne compréhension des flux financiers liés aux achats.
  
  
• Licence professionnelle Métiers des Achats
  Permet de se spécialiser et d’évoluer vers des postes d’acheteur junior.

2.2.2. Formation continue

• Formation Excel pour le suivi des achats et reporting

• Formation Power BI – Tableaux de bord achats

• Formation en négociation commerciale
• Formation en gestion logistique et approvisionnement
• Certifications TOSA Excel / Power BI / Supply Chain

Ces parcours facilitent la montée en compétences et l’accès à des fonctions de coordination ou d’assistanat senior.

3. Avantages et inconvénients du métier

3.1. Les avantages

• Un poste clé dans la performance économique
  L’assistant(e) achats contribue directement à la maîtrise des coûts et à la qualité des approvisionnements.

• Une fonction transversale et formatrice
  Elle permet de découvrir l’ensemble des flux de l’entreprise et de comprendre les enjeux stratégiques des achats.

• Des perspectives d’évolution nombreuses
  Vers des postes d’acheteur junior, coordinateur(trice) achats ou gestionnaire approvisionnement.

• Une forte demande sur le marché de l’emploi
  Les entreprises recherchent activement des profils structurés et orientés résultats.

3.2. Les inconvénients

• Répétitivité de certaines tâches administratives
  Les bons de commande et relances fournisseurs peuvent être routiniers.

• Pression sur les délais et la qualité des livraisons
  Les retards ou erreurs fournisseurs nécessitent une grande réactivité.

• Responsabilité sans pouvoir de décision
  L'assistant(e) achats exécute les orientations des acheteurs sans toujours pouvoir arbitrer.

• Priorités changeantes
  Les imprévus logistiques ou les urgences internes exigent une forte capacité d’adaptation.

4. L’exercice de la profession

L'assistant(e) achats travaille principalement dans un bureau, au sein du service achats, parfois en open space avec les services logistique, approvisionnement ou comptabilité.
Il (elle) utilise quotidiennement des outils numériques (ERP, Excel, Power BI, messagerie professionnelle, plateformes fournisseurs).

Les horaires sont généralement réguliers, mais peuvent s’intensifier lors des clôtures ou des appels d’offres importants.
Dans certaines entreprises, le télétravail partiel est possible, notamment pour les tâches de reporting et de suivi.

Ce poste constitue une excellente porte d’entrée dans les métiers de la supply chain et de la négociation achats.

5. FAQ : Questions les plus posées sur le métier

Q1 : Quelle différence entre un(e) assistant(e) achats et un(e) acheteur(se) ?

L’assistant(e) achats gère les aspects opérationnels et administratifs (commandes, suivi fournisseurs), tandis que l’acheteur(se) négocie les contrats, choisit les prestataires et définit la stratégie d’achat.

Q2 : Ce poste est-il accessible en reconversion ?

Oui, notamment pour les profils issus de la gestion, de la logistique ou du commerce, après une formation aux fondamentaux des achats et à Excel.

Q3 : Quels outils sont indispensables ?

Excel, ERP (SAP, Oracle, Sage), logiciels de gestion des achats, et outils collaboratifs (Teams, Notion, SharePoint).

Q4 : Quel salaire pour un(e) assistant(e) achats ?

Entre 27 000 € et 34 000 € brut/an, selon la taille de l’entreprise et le niveau de responsabilité.

Q5 : Quelles évolutions possibles ?

Vers des postes d’acheteur junior, gestionnaire approvisionnement, coordonateur(trice) achats ou contrôleur(se) de gestion achats.

6. Conclusion

Métier de rigueur et de coordination, l'assistant(e) achats est un acteur central du bon fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement.
Grâce à sa réactivité, sa précision et son sens du service, il (elle) garantit la fluidité des opérations et la satisfaction des besoins internes.

C’est un poste formateur, idéal pour découvrir les métiers des achats, progresser vers la négociation et contribuer directement à la performance économique de l’entreprise.