Dynamiser la Gestion de Projet avec les Mises en Forme Conditionnelles dans Excel

La gestion efficace d'un projet repose sur la capacité à identifier rapidement les éléments qui nécessitent une attention particulière. Excel, grâce à ses mises en forme conditionnelles, offre une solution visuelle pour distinguer instantanément les différentes catégories de tâches, leur état d'avancement, et les risques potentiels.
Ce guide vous initiera à l'utilisation avancée des mises en forme conditionnelles pour une gestion de projet optimisée.

Objectifs

• Apprendre à utiliser la mise en forme conditionnelle pour identifier visuellement les tâches en retard.

• Savoir comment mettre en évidence les jalons importants dans un planning de projet.

• Acquérir les compétences pour personnaliser les règles de mise en forme en fonction des besoins spécifiques du projet.

Prérequis

• Disposer d'une version récente de Microsoft Excel installée sur votre ordinateur.

• Disposer de connaissances de base en Excel, y compris la création et la manipulation de tableaux.

• Posséder un tableau de gestion de projet avec des dates de début, de fin et des jalons définis.

Scénario Pratique

Imaginez que vous êtes en charge de la gestion d'un projet de développement logiciel. Le projet est divisé en plusieurs tâches avec des échéances précises.

Certaines de ces tâches sont cruciales pour le lancement du produit et sont considérées comme des jalons clés.

Pour assurer une gestion efficace, vous souhaitez utiliser la mise en forme conditionnelle d'Excel pour mettre en évidence les tâches qui dépassent leur date d'échéance et les jalons importants du projet.

Étape 1 : Préparer vos données

Votre tableau Excel doit comporter les colonnes suivantes :

Étape 2 : Mettre en Évidence les Tâches en Retard

Les mises en forme conditionnelles dans Excel sont des règles qui permettent de changer automatiquement l'apparence des cellules (comme la couleur de fond, la couleur du texte, ou les types de bordures) en fonction des conditions que vous spécifiez.

Exemple :

Énoncé :

Pour affiner votre suivi, vous décidez de mettre en évidence les tâches qui dépassent leur date d'échéance et qui sont toujours en cours.

Principe :

1. Sélectionnez la colonne contenant les dates de fin des tâches. Dans notre exemple, il s'agit de la plage de cellules : D9:D13

2. Allez dans le menu Accueil > Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle.

3. Choisissez Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué.

4. Pour mettre en évidence les tâches dont la date est passée, saisissez la formule :
   =ET(D9<$C$6;F9="En cours")

Expliquons la formule :

Dans notre exemple, nous avons deux conditions donc nous devons utiliser la fonction ET.
Si
Test 1 : la date indiquée dans la cellule "Date de fin" en D9 est inférieure à la date d'échéance indiquée dans la cellule C6,
Et
Test 2 : la tâche est toujours "En cours" alors la mise en forme définie s'applique sur la cellule,
Sinon
Rien ne se passe.

5. Choisissez un format. Mettez le texte en rouge et validez.

6. Appuyez sur "ok".

Résultat :

La mise en forme définie s'applique sur les cellules concernées.

Étape 3 : Mettre en évidence les Jalons

Énoncé :

Vous souhaitez mettre en évidence les jalons du projet.

Principe :

1. Sélectionnez la colonne contenant les jalons. Dans notre exemple, il s'agit de la plage de cellules : G9:G13

2. Allez dans le menu "Accueil" > "Mise en forme conditionnelle" > "Règle de mise en surbrillance des cellules" > "Texte qui contient...".

3. Choisissez le format "Remplissage jaune avec texte jaune foncé".

4. Appuyez sur "ok".

Résultat :

La mise en forme définie s'applique sur les cellules concernées.

Conclusion

Les mises en forme conditionnelles dans Excel transforment votre tableau de gestion de projet en un tableau de bord dynamique et intuitif.

Cette approche permet non seulement de gagner du temps dans le suivi du projet, mais aussi d'améliorer la communication au sein des équipes en rendant l'information immédiatement accessible et compréhensible.