Excel est bien plus qu'un simple tableur. C'est un outil puissant pour le traitement des données. Cependant, si vous ne savez pas comment l'utiliser efficacement, cela peut se révéler chronophage.
Dans le cadre de notre mission de formation Excel, nous avons compilé pour vous une série d'astuces et de raccourcis clavier pour vous permettre de travailler plus efficacement et gagner du temps.
Conseil n°1 : Maîtrisez les raccourcis clavier d'Excel
Les raccourcis clavier sont vos meilleurs alliés pour accélérer votre travail sur Excel. Au lieu d'utiliser la souris, apprenez les raccourcis clavier pour les tâches courantes telles que la sélection de cellules, la copie et le collage, le formatage des cellules et bien d'autres.
En voici quelques-uns :
- Ouvrir un classeur : Ctrl+O
- Appliquer la mise en forme Gras : Ctrl+G
- Annulez l’action la plus récente : Ctrl+Z
- Ajouter des lignes ou des colonnes : Ctrl+
- Masquer des lignes ou des colonnes : Ctrl-
Vous trouverez une liste plus complète sur le site officiel de Microsoft en cliquant sur ce lien
Conseil n°2 : Maîtrisez la mise en forme conditionnelle
Une autre fonction avancée d'Excel est la mise en forme conditionnelle. Cette fonction vous permet de mettre en évidence les données répondant à des critères spécifiques, facilitant ainsi la détection rapide des tendances ou des anomalies.
Imaginons que vous ayez un tableau de ventes avec plusieurs colonnes : Nom du produit, Quantité vendue, Prix de vente, et Total.
Vous voulez mettre en évidence les produits dont le total des ventes dépasse 5000 € pour identifier rapidement les produits les plus performants.
Voici les étapes à suivre :
- Sélectionnez la colonne "Total".
- Dans le ruban Excel, cliquez sur "Accueil".
- Ensuite, dans le groupe "Styles", cliquez sur "Mise en forme conditionnelle".
- Dans le menu déroulant, choisissez "Règles de mise en surbrillance des cellules" et ensuite "Supérieur à...".
- Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, tapez "5000" dans la case à côté de "Supérieur à", puis choisissez la mise en forme que vous souhaitez appliquer (par exemple, mise en surbrillance en vert) et cliquez sur "OK".
Maintenant, toutes les cellules dans la colonne "Total" qui contiennent une valeur supérieure à 5000 seront mises en évidence en vert, vous permettant ainsi de repérer rapidement les produits les plus performants.
C'est un moyen simple et efficace d'utiliser la mise en forme conditionnelle pour analyser rapidement vos données.
Conseil n°3 : Apprenez à utiliser les formules et fonctions
Le cœur de toute formation Excel réside dans l'apprentissage des formules et fonctions.
Qu'il s'agisse de calculs simples comme l'addition et la soustraction, ou de fonctions plus complexes telles que la fonction SI (), une bonne compréhension de ces outils est essentielle pour maîtriser Excel.
Si vous souhaitez augmenter votre productivité, il est important d'apprendre à utiliser ces outils pour simplifier les calculs et automatiser les tâches.
Exemple pratique : Utilisation de la fonction SOMME
Prenons un exemple simple mais courant : vous avez une liste de ventes mensuelles et vous voulez calculer le total des ventes pour l'année. Il existe différentes manières de réaliser ce calcul mais voilà une solution possible.
Supposons que vos ventes mensuelles soient listées de la cellule B2 à la cellule M2 (chaque cellule représentant un mois).
Pour calculer le total annuel, vous allez utiliser la fonction SOMME.
Conseil n°4 : Découvrez la fonction de remplissage automatique
La fonction de remplissage automatique d'Excel est un outil incroyablement utile qui peut vous faire gagner un temps précieux.
Elle vous permet de remplir automatiquement une série de données dans une plage de cellules. Qu'il s'agisse de jours de la semaine, de mois de l'année, de numéros de série ou même de formules personnalisées, le remplissage automatique peut comprendre la logique de votre série de données et la compléter pour vous.
Exemple pratique : Utilisation de la fonction de remplissage automatique
Pour utiliser le remplissage automatique, vous devez simplement commencer la série dans une ou deux cellules, puis sélectionner ces cellules et glisser le coin inférieur droit sur la plage de cellules où vous souhaitez que la série se poursuive.
Le remplissage automatique est un outil fantastique pour accélérer la saisie de données dans Excel. En maîtrisant cette fonction, vous pouvez gagner un temps précieux et réduire les erreurs de saisie.
Conseil n°5 : Maîtrisez la fonction de recherche
La fonction de recherche est un outil puissant pour trouver rapidement des données spécifiques dans votre classeur Excel. Utilisez-la pour rechercher des valeurs, des formules ou des mots clés.
Exemple pratique : Utilisation de la fonction RECHERCHE
Supposons que vous ayez une liste de produits avec leurs codes de produit correspondants, et vous voulez trouver le nom d'un produit en utilisant son code.
Supposons que vos codes de produits soient dans la colonne A, les noms de produits dans la colonne B, et vous voulez trouver le nom du produit dont le code est dans la cellule D2. Après avoir complété correctement la fonction, le nom du produit correspondant au code de produit de la cellule D2 s'affichera en E2.
Si vous souhaitez en savoir plus sur cette fonction et les fonctions de cette famille (RECHERCHEH, RECHERCHEX…), vous pouvez envisager de suivre une formation spécifique, telle que celle-ci : Excel : Travailler avec les fonctions de RECHERCHE
Conseil n°6 : Exploitez les tableaux croisés dynamiques
Les tableaux croisés dynamiques sont un outil d'analyse de données particulièrement puissant dans Excel. Ils vous permettent de regrouper, trier et filtrer vos données de différentes manières, pour une analyse plus approfondie.
Les tableaux croisés dynamiques font partie des outils d'Excel les plus robustes et les plus pratiques pour l'analyse des données. Ils offrent la possibilité de résumer, d'analyser, d'explorer et de présenter vos données.
Les tableaux croisés dynamiques permettent d'extraire des informations significatives à partir de grands ensembles de données, en regroupant, triant et filtrant les informations de manière organisée et pertinente.
Voici un exemple de la façon dont vous pourriez utiliser les tableaux croisés dynamiques :
Supposons que vous travaillez pour une entreprise de vente en ligne et que vous ayez une feuille de calcul contenant des données sur les ventes de produits, y compris le nom du produit, la catégorie, la date de vente, le prix de vente et la quantité vendue.
Vous voulez savoir quelles sont les meilleures catégories de produits en termes de ventes totales. Un tableau croisé dynamique peut vous aider à obtenir cette information rapidement.
Un tableau croisé dynamique vous permettra d'afficher la somme totale des ventes pour chaque catégorie de produits. Vous pourrez ainsi voir en un coup d'œil quelles catégories ont généré le plus de revenus.
Si vous souhaitez développer vos compétences sur les tableaux croisés dynamiques, consultez notre fiche formation
Conseil n°7 : Expérimentez le collage spécial
Le collage spécial est une fonctionnalité particulièrement utile d'Excel qui vous offre une grande flexibilité lors du transfert d'informations d'une cellule à une autre.
Il vous permet de coller des données tout en conservant ou en modifiant la mise en forme spécifique, telle que les valeurs pures (sans formules), uniquement les formules, les formats de cellules ou même les commentaires associés. C'est un atout précieux lorsque vous devez copier des données d'une feuille de calcul à une autre, tout en conservant ou en modifiant certains aspects de ces données.
Exemple pratique : Utilisation du collage spécial
Supposons que vous ayez une feuille de calcul avec des calculs de salaire. Dans une colonne, vous avez le salaire de base et, dans la colonne suivante, une formule pour calculer le salaire net après déductions.
Si vous voulez copier les salaires nets dans un nouveau rapport, mais sans inclure les formules, vous pouvez utiliser le collage spécial de Valeurs.
En résumé, le collage spécial est une fonctionnalité qui peut vous faire gagner du temps et de l'efficacité en vous permettant de contrôler précisément ce que vous copiez dans Excel.
Conseil n°8 : Tirez parti des graphiques
Les graphiques dans Excel sont un excellent moyen de visualiser vos données.
En transformant vos données numériques en une représentation visuelle, les graphiques offrent une manière claire et concise de présenter vos données à d'autres personnes.
Excel propose une variété de types de graphiques, y compris les histogrammes, les graphiques en ligne, les graphiques à barres, les graphiques en secteurs, et bien plus encore. Le choix du type de graphique dépendra de la nature de vos données et de ce que vous voulez illustrer.
Exemple pratique : Utilisation des graphiques pour analyser les ventes
Supposons que vous ayez une feuille de calcul contenant les données de vente mensuelles d'un produit pour une année entière. Vous pourriez utiliser un graphique en ligne pour visualiser la tendance des ventes au fil du temps.
Utiliser les graphiques dans Excel peut rendre vos données plus accessibles et compréhensibles, que ce soit pour vous ou pour votre public.
Pour en savoir plus sur les graphiques, consultez notre fiche formation
Conseil n°9 : Automatisez avec les macros
Les macros d'Excel sont des outils puissants qui vous permettent d'automatiser des tâches que vous effectuez régulièrement. Une macro est une série de commandes et de fonctions enregistrées qui peuvent être exécutées en un seul clic.
En créant des macros, vous pouvez enregistrer des procédures pour les répéter instantanément, ce qui vous fera gagner un temps considérable.
Exemple pratique : Automatisation d'une tâche de formatage avec une macro
Supposons que vous ayez une tâche récurrente de formatage d'un rapport mensuel dans Excel. Cette tâche implique de changer la couleur de l'arrière-plan des en-têtes, de mettre le texte en gras et d'ajuster la largeur des colonnes. Au lieu de faire cela manuellement chaque mois, vous pouvez enregistrer une macro pour le faire automatiquement.
En apprenant à utiliser les macros, vous pouvez automatiser une grande variété de tâches dans Excel et améliorer grandement votre efficacité.
Pour développer vos compétences en macros, consultez notre fiche formation
Conseil n°10 : Familiarisez-vous avec la création de modèles dans Excel
Si vous travaillez régulièrement sur des feuilles de calcul avec une structure similaire, la création d'un modèle Excel peut être un véritable gain de temps.
Un modèle est essentiellement une feuille de calcul préformatée qui peut être réutilisée encore et encore. L'idée est de configurer une fois la structure générale, les formules, les formats de cellules, les en-têtes et tout autre élément nécessaire, puis de l'enregistrer comme modèle pour l'utiliser chaque fois que vous avez besoin d'une nouvelle feuille de calcul de ce type.
Les modèles Excel peuvent faire gagner beaucoup de temps et d'efforts, surtout si vous devez créer régulièrement des feuilles de calcul similaires. Plus vous utilisez les modèles, plus vous vous familiariserez avec leurs avantages et leur utilité.
Conclusion
En appliquant ces astuces dans votre quotidien, vous allez redécouvrir Excel d'une façon plus optimisée, efficace et moins consommatrice de temps. Que ce soit en maîtrisant les raccourcis clavier, ou en automatisant vos tâches grâce à l'usage des macros, chaque technique joue un rôle significatif pour vous aider à maximiser l'exploitation des fonctionnalités d'Excel.
N'hésitez donc pas à vous approprier ces astuces et à les mettre en pratique lors de vos prochaines sessions de travail.
Si vous souhaitez approfondir davantage ce sujet, je vous invite à explorer nos autres articles. Merci de votre lecture et à bientôt !
